スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術

スピードハックス 


仕事をスピーディにすすめるたのも自分なりの仕組みを持ちそれを回す。

タスクリストの活用。
大きな仕事のままにタスクをするのではなくそれを手ごろな大きさにする。
小さな仕事をこなしていくといつのまにか達成しているようにする
タスクが消えることの達成感がやる気を引き出す。
細かく分けたリストを表することで自分がその仕事に対してどれくらい達成しているかを確認する。他者と仕事をしている場合には達成度をお互いに理解したり、相手がいることで自分もやらなければという気持ちになり仕事もはかどる。
「集中タスク」と「分散タスク」
集中タスク、プレゼンなどある程度まとまった時間を確保し、集中して取り組みたいもの
分散タスク、集中力が切れたとき、事務的な作業など(打ち込み)
タスクを消化するとき、「集中」「分散」と交互にこなしていくと漏れも少なく、効率も上がる
作業時間が一時間以上かかる場合はより小さな作業に分割して、それぞれについて5〜30分程度の幅にする。①やるべきことが明確になり②達成感が何度も味わえ③進歩状況が明確にわかる④あとどれくらいでの時間で終わるかがわかる。
未来のために作業記録をつける
エクセルが良い
最低限
①作業した日
②作業名
③作業の詳細(何をどのように行ったか)
④所要時間

整理
最新のものから整理していく。最も処理しやすく効率的

やる気が出ないとき
とりあえず5分やってみる。5分たったら辞めてよいというルールにする。

プレゼンなど作っている途中の段階から、自分が意図しているまたは、求められていることがきちんとなっているのか繰り返しその相手とコミュニケーションをとりチェックしてもらう。

いつでも元に戻せることの重要性
パソコンは使い込めば込むほどもとに戻すのは困難になる
元に戻す方法は明瞭か、自分で元に戻せるかを基準にした方がよいし、常にその心構えをしておく。

依頼
「何を、いつまでに、どのように」をはっきりさせる

完了してもいないタスクにチェック印、認知の不協和音を与え、それを解消するために働く。

ヤル気が先に出て何かに夢中になるというよりは、なにかに夢中になることで快感を覚えるからヤル気がわく。
取り組んでからヤル気をわかせる

仕事には集中タスクと分散タスクの2種類がある。


時間の計測は感覚に頼らない
出来事時間、たくさんの出来事が起きるのは長い時間が必要であり、出来事が少なければ、その間はあまり時間がたっていないと心は見積もる。

仕事のストレスを減らすにはかかる時間を正しく測定する。
客観的に自分の仕事の進め方を知ることができる(鳥瞰図)
未来予測が可能→仕事にかかる時間を予測することが可能

人間は思考をするのにも、記憶を再生するにもそれなりの時間を要する。思いだしては忘れ、忘れては思い出すという心理作業は相当な時間のロス

やると決めたことは他人に表明する
恥の概念を使用する
公約を一切掲げないために、自分のやるべきことが他人に伝わらないのはもちろん、自分でもよくわからなくなってしまう状態が問題


タスクリスト
作業を細分化し、具体的にしておく
タスクリストを作ることによって「作動記憶」が拡大する。
先送りされがちなタスクは名前を変えてみることで脳に注意を喚起する
はじめからやらないタスクは書きこまない

やろうとしている仕事がマンネリ化していると気分が乗らない。
やり方を変えてみることでノリノリになる
わくわく感に包まれているとき、人の脳内では「シータ波」という脳波が出る。

行うタスクの性格ごとにグループ化して処理するようにする
時間を区切って、キッチンタイマーなどを使って強制的に時間を切る。
時間を区切ることは我々の日本人は小学生のころから行われていた、時間に迫られる感覚がヤル気に火をつける。
時間がありすぎると必要以上に丁寧に仕上げたいという欲求が高まるが、時間がないと質は必要なレベルで抑えておこうと考える

自分は仕事が早いと暗示をかける

寝かす時間を意識する
アウトプットの質を良くすることができる。

メモを残すのも信頼のおける場所一箇所にする
メモをメールを使って記録するのも一案

タスクリストを一つにまとめることは現実的に難しい。しかし、漫然と増やすのではなく、減らす努力はしておくべき。
スケジュールは一つでないとだめ。

オペラント行動
レバーを倒せば餌がもらえるといつ単純な仕掛けを用意し、ネズミを籠に入れる。ネズミがレバーを倒すことと餌がもらえるという関係を把握したかのように何度もレバーを倒すようになる


ジーン・ピアジュ 発達心理学の父
「同化と調節」とうい概念

自分を主体としてカスタマイズすることが同化
機能や仕様を自分が学んでいくことを「調節」
行けるところまでは同化で行く

わかりきった作業を繰り返すと、注意力が抑制され、いつしか眠くなる
ヤル気は有限
いつ終わるか分からない仕事は区切ってします。定量分割してヤル気を使うようにする
比較的単純な作業を大量に抱えている場合は「10分やったら2分休む」
2分たったら仕事に戻る
もう少しサイズが大きい場合は1時間やったら30分流す
自分の身体のリズムに合わせて”カスタマイズ”することで自分に合った集中を分散をコントロールする。最適な息継ぎができるようにする。


手を動かし始める前に、必要な材料を揃えておくための考える時間が必要
この時間は机に向った時だけでなく、移動時間やちょっとした空き時間を利用することができる。机に向ったらひたすら手を動かす時間とする。


短時間であれ集中して仕事に取り組み、そして休憩を取る
適度に息継ぎをする。
回復をはさみながら定期的に仕事をすることにより、ストレスを分散させる

手をつけるタイミングが遅ければ遅いほど打開策の選択肢がどんどん減っていく
原因は
どこから手をつけてよいのか分からない。
一気に仕上げようとしている

仕事をいくつかのフェーズに分けて一気に仕上げようとする気勢をそぐ
未完成品を準備。たたき台をまず作って改善していく
ソフトウェア業界における「β版」

「完全に仕上げる仕事」「仕上げるための準備の仕事」
完全に仕上げる仕事は取り掛かるのにも、進めるにもプレッシャーが強く感じられ何かと理由をつけて先送りされがち。
仕上げるための仕事はとりあえず手をつけたり、終わらせたりすることができそうだと思える仕事

完全に仕上げるす事を仕上げるための準備の仕事に細分化することにより、仕事を小さな小山にする。
小山を積み上げていくことにより大きな山にする
完了させなくてもよい仕事のように見せかけて、うまく自分のヤル気を誘い出し、いい意味で自分をだましながら、気づいたら完了しているという状態をつくる。

米国の社会心理学者 エイブラハム・テッサー
「時間管理において最も大切なことは、自分は時間管理がちゃんとできていると感じること」

時間管理をできている実感を持つことが、仕事の生産性を高める
仕事や勉強への動機づけが高人だけが、作業計画を立てる恩恵にあずかれる

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